Kiinteistöturvallisuus varmistetaan hyvällä turvallisuuskulttuurilla

Tällä kertaa kirjoitan ajatuksia kiinteistöturvallisuudesta. Tarkemmin pohdiskeltuna kyseessä on melko laaja käsite, minkä valmiuksiin ei tule arjen tohinassa kiinnitettyä huomiota. Turvallisuuden tunne muodostuu fyysisistä ja henkisistä tekijöistä. Turvallisuuden tunteen horjumiseen riittää yksittäisen osatekijän pettäminen. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää huolehtia kokonaisturvallisuudesta, minkä turvaaminen tapahtuu kaikkien osapuolten yhteistyöllä. Viestinnällä ja opastamisella on merkittävä rooli turvallisuuskulttuurin muodostamisessa. Emme voi myöskään laittaa kaikkea pumpuliin tai vaikeuttaa kohtuuttomasti jokapäiväistä toimintaa turvallisuuden varjolla. Blogissani keskityn tarkastelemaan toimitila-kiinteistöjen fyysistä turvallisuutta, mikä on lähimpänä omaa toimen-kuvaani.

Kaikille on itsestäänselvyys ovien lukitseminen ja mahdollisesti kulunvalvonnan avulla rajoitettu liikkuminen kiinteistössä. Lähtökohtaisesti avaimet ja kulkutunnisteet toimivat sallituille kulkualueille määriteltyinä ajankohtina. Lukituksestakaan ei ole mitään hyötyä, jos ei sitä käytetä oikein. Omissa kohteissanikin tapaan luvattoman usein lukitsemattomia ovia - valitettavasti! Nykyiset elektro-mekaaniset ratkaisut ovat tuoneet lisää uusia ulottuvuuksia kulunrajoittamisen hallintaan. Elektroniset järjestelmät mahdollistavat helposti myös henkilörekisterin muodostumisen ja tässä kannattaa olla tarkkana, ettei päädy laittomuuksiin GDPR-vaatimusten kanssa. Näiden järjestelmien asentaminen ja huoltotoiminta on jo luvanvaraista toimintaa. 

• Pitäisikö järjestelmän hallinnasta vastaavalla olla myös pätevyysvaatimukset? 
• Onko avainhallintakansiot jonkun lukitsemattomassa pöytälaatikossa? 
• Onko kulunvalvontajärjestelmän käyttäjätunnukset yhteiset ja ison joukon tiedossa? 

Pelastautuminen kiinteistöstä uhka-tai palotilanteessa on varmasti kaikkien tunnistama aiheena. Tuletko koskaan ajatelleeksi, mitkä kaikki järjestelmät ja opastukset tukevat pelastautumisesi onnistumista?Esimerkiksi poistumistievalaistus osoittaa poistumisreittien sijainnin, turvavalaistus takaa turvallisen poistumisen jopa sähkökatkoksen aikana, pelastautumiskartat yleisissä tiloissa opastavat lähimmille poistumisväylille ja osoittavat pelastautumisvälineiden sijainnin. Kuinka usein olet tutustunut ennakkoon esim. hotellin pelastautumiskarttaan? Näiden lisäksi poistumistiereiteillä voi olla jälki-heijastavia kylttejä, mitkä hohtavat pimeässäkin valojen sammumisen jälkeen. Jokaiseen kiinteistöön tulee olla laadittu pelastussuunnitelma, missä määritellään pelastautumiseen ja turvallisuuteen liittyvät konkreettiset käytännöt sekä vastuuhenkilöt. Pelastussuunnitelman sisältö tulisi jokaisen kiinteistössä toimivan henkilön sisäistää ja sen opastaminen pitäisi sisältyä jo perehdyttämisprosessiin. Joissakin uhkatilanteissa sisälle suojautuminen on turvallisempi vaihtoehto, tämäkin tulee olla selkeästi ohjeistettu. Pelastautumista ja suojautumista tulisi harjoitella säännöllisesti, jotta toimintatavat olisi sisäistetty tosipaikan tullen. Useimmissa toimitilakiinteistöissä on lisäksi suojautumiseen tarkoitettu väestönsuoja, minkä tulee olla käyttöön otettavissa 72 tunnissa. Nämähän ovat usein toiminnallisessa käytössä esim. varastoina tai sosiaalitiloina. Väestönsuojille on nimetty vastuullinen koulutettu hoitaja, joka huolehtii suojan varustuksesta, huoltotoimenpiteistä ja käyttöönottovalmiudesta. 

• Onko sinun poistumistieväylien ovet lukittu asiattomasti? 
• Miten paljon tavaraa on turvallisen poistumisen esteenä kulkuväylillä? 
• Tunnetko oman työpaikkasi pelastussuunnitelman? Onko väestönsuojien joditabletit vanhentuneet (käyttöikä 3 vuotta)? 
• Onko väestönsuojan painekoe suoritettu 10 vuoden välein?

Palotilanteisiin varautuminen on mielestäni suomalaisissa kiinteistöissä huomioitu äärettömän hyvin meidän vaativien viranomaisvaatimusten vuoksi. Nämä rakenteelliset ja tekniset ratkaisut ovat varmasti maailmanlaajuisestikin huippuluokkaa. Rakenteiden palonkestävyydet, alueelliset palo-osastoinnit, paloilmoitinjärjestelmät, sammutusjärjestelmät ja käyttäjille osoitetut sammutinlaitteet (sammuttimet ja pikapalopostit) turvaavat etenkin henkilöturvallisuuden, mutta rajoittavat oleellisesti myös aineellisia vahinkoja. Savunpoistojärjestelmät helpottavat pelastushenkilöstön toimintaa ja edesauttavat rakennuksen nopeaa palauttamista vahinkotilanteen jälkeen turvalliseen käyttöön. Ilmoitinjärjestelmiä voidaan vielä täydentää automaattisilla äänievakuointijärjestelmillä, jotka antavat pelastautumiseen lisäohjeita. 

• Ethän koskaan kiilaa palo-ovia laittomasti auki asentoon? 
• Tiedätkö missä lähin palopainike sijaitsee? 
• Osaatko käyttää sammuttimia palotilanteessa?

Rikosilmoitinlaitteistot turvaavat kiinteistöä pääsääntöisesti silloin, kun tilat ovat tyhjillään. Näiden laitteistojen kytkeytymisessä ja alueellisessa valvonnassa on paljon kohdekohtaisia eroja. Ilmoitinlaitteiston päälle kytkeytyminen voi perustua aikatauluihin tai henkilöstön kirjautumistietoihin tai molempiin. Rikosilmoittimen käyttöä usein arastellaan virheilmoitusten pelossa ja joskus laitteistot voivat olla hieman hankalia käyttää. Järjestelmää suunniteltaessa tulisikin pohtia huolella käyttötapa ja sen yksinkertaisuus huomioiden tiloissa tapahtuva toiminta. 

• Onko kiinteistössäsi rikosilmoitin? 
• Tiedätkö ilmoittimen käytön ja toiminnan periaatteet? 
• Mitä teet mahdollisen virhehälytyksen tapahtuessa?

Tietoturva ja kyberturvallisuus on tässä maailman tilanteessa entistäkin tärkeämmässä roolissa. Useimmat kiinteistön tekniset järjestelmätkin on kytketty tavalla tai toisella ulkoiseen verkkoon esim. pilvipalveluiden muodossa. Kiinteistöjärjestelmien tietoverkot pidetään yleisesti erillään muista tilojen toimintaan liittyvistä verkoista. Nämä kiinteistöverkot ovat sinällään pieniä yksittäisiä jopa kohdekohtaisia tietoverkkoja eikä niiden tietoturvaan kiinnitetä välttämättä riittävästi huomiota. Pahaa tahtoa vaanivat kyberrikolliset voivat aiheuttaa hyvinkin harmillisia häiriöitä kiinteistön toimintaan ja niillä voidaan vaarantaa esimerkiksi kiinteistön lämmityksen tai ilmanvaihdon toimivuus tai jopa turvajärjestelmien käynnistyminen tositilanteessa. 

• Tunnistatko kaikki kiinteistösi ulkoiseen verkkoon kytketyt järjestelmät? 
• Oletko varma niiden tietoturva-asetuksien ajantasaisuudesta?

Turvallisuutta on myös terveelliset sisäilmaolosuhteet, joista huolehtiminen on kiinteistön omistajan vastuulla. Toisaalta työantajan tulee huolehtia omien työntekijöidensä turvallisuudesta ja vaatia heille terveellistä sisäilmaa. Terveellinen sisäilma pystytään takaamaan vauriottomilla rakenteilla, riittävällä puhtaalla oikein toimivalla ilmanvaihdolla, rakennuksen oikealla käytöllä sekä ammattimaisella kiinteistönpidolla ja siivouksella. 

• Mitataanko sinun työympäristössäsi olosuhteita säännöllisesti? 
• Huolehditaanko sinun kiinteistösi kunnossapidosta asianmukaisesti? 
• Huolehtiiko työantajasi riittävästi sinun sisäilmaolosuhteiden laadusta?

Kiinteistön ulkoalueiden huolellisella oikea-aikaisella talvikunnossapidolla voidaan turvata etenkin henkilöturvallisuutta. Lumen poistaminen katoilta ja seinän varsilta varmistaa myös rakenteellisen turvallisuuden. Liukastumisvahingot ovat hyvin yleisiä kiinteistöjen pihoilla ja koskaan liukkaudentorjunta ei ole täysin aukotonta. Tämän vuoksi korostankin alueella liikkuvien henkilöiden yksilön vastuuta liikkua hiekotettuja alueita pitkin ja käyttämällä talvikäyttöön soveltuvia jalkineita. 

• Onko kiinteistösi lumenläjityspaikat sijoitettu turvallisesti? 
• Tiedätkö mihin ilmoitat mahdollisista talvikunnossapidon puutteista?

Tässä oli vain pikainen katsaus fyysisen kiinteistöturvallisuuden osatekijöihin. Näiden lisäksi sieltä voi löytyä kameravalvontaa, erilaisia hälytys- ja valvontajärjestelmiä sekä toimintaan liittyviä rakenteellisia turvajärjestelyitä. Nämä kaikki yhdessä muodostavat fyysisen kiinteistöturvallisuuden, joiden toiminnasta vastaavat kiinteistön omistaja, ylläpito-organisaatio ja toiminnanharjoittajat yhdessä. Järjestelmät ja rakenteet vaativat säännöllistä huoltoa ja ylläpitotoimenpiteitä. Yksikään järjestelmä ei kuitenkaan yksinään pysty takaamaan täyttä turvallisuutta, vaan siihen tarvitaan hyvin johdettu turvallisuuskulttuuri. Tämän kulttuurin muodostumisessa ovat keskeisessä osassa jokainen yksittäinen henkilö ja yhteiset toimintamallit, jotka vaativat hyvää turvallisuusjohtamista. Hyvin johdettu turvallisuuskulttuuri takaa kaikille turvallisen toimintaympäristön, jossa eri osapuolet tietävät roolinsa ja vastuunsa. Turvallisuuden käytäntöjä tulee harjoitella säännöllisesti, jotta todellisessa tilanteessa toimintamallit tulisivat ”selkäytimestä” automaattisesti. "Hei, hei, hei, ollaanpa turvallisesti siellä!"